オフィスは家具や書類など何かとものが多く、事務所の一室を倉庫として使っているケースも多くみられます。このような場合に、おすすめなのがトランクルームです。トランクルームを活用することで保管スペースを確保しつつ、経費を削減できる可能性があります。そこで、この記事ではトランクルームを使って経費を削減する方法やトランクルーム選びのポイント、レンタルにかかる費用の仕訳・勘定科目について解説します。
目次 [閉じる]
トランクルームで経費が削減できる仕組み
現代は働き方が多様化しており、リモートワークも普及しつつあります。それにともない、事務所の面積縮小を考える企業も増えています。というのも、土地建物の減価償却費や賃借料は、経費のなかでも占める割合が非常に大きいからです。事務所の面積が広いとそのぶん支出がかさみ、反対に面積を小さくすれば支出を抑えることができます。このような事務所の面積縮小にあたり、便利なのがトランクルームです。トランクルームは安く借りられ、事務所であまり使っていない備品などを移して保管するのに向いています。
不要なオフィス用品などをトランクルームに移せば、そのぶん事務所の面積や部屋数を調整して減らし、賃料を安く抑えることができます。トランクルームにはさまざまなサイズがあり、用途に合わせて選ぶことが可能です。たとえば、事業を縮小したりトランクルームで保管するものが少なくなったりした場合にも、レンタルするサイズを小さくすることが可能です。無駄なコストが発生することなく、効率的に支出を削減できます。
オフィスの保管環境を改善！トランクルームで保管できるもの
トランクルームでは幅広いものを保管しておくことができます。トランクルームの保管に適しているオフィス用品にはどのようなものがあるのか、詳しく見ていきましょう。
書類
ビジネスシーンでは社内資料から契約書類まで、幅広い書類を扱うことになります。重要な書類などは保存期間が定められているものも多く、普段使う書類も合わせると保管する量は膨大なものとなります。書類によって数年～数十年など長期間の保存期間が定められている場合があり、企業はその期間確実に保管するためのスペースを用意しなければなりません。このような書類は、事務所内のスペースが圧迫される大きな原因となっています。
普段業務で使わず保存が主な目的となっている書類は、トランクルームで保管しておくと便利です。トランクルームに保管しておけば、事務所内のスペース縮小につなげられます。今までの保管スペースは別のことに有効活用できるでしょう。また、膨大な量の書類をまとめて一元管理することが可能です。必要な書類がなかなか見つからないなどという事態を防ぐことができます。
在庫商品
販売している商品など多くの在庫を持つ企業は、どうしても事務所内のスペースが圧迫されがちです。特に商品となると汚れや温度などにも気を配り、保管状態に注意する必要が生じます。ただ、在庫は経営状態によっても増減することがあり、事務所でどの程度の保管スペースを確保しておくべきか悩んでしまうケースもあるでしょう。このような場合にも、トランクルームであればレンタルするサイズを変えられるため便利です。在庫量に合わせて必要なスペースのみを確保することができます。
また、トランクルームのなかには空調設備が整っているものもあります。適切な空調管理がされているトランクルームを選べば、在庫を適切な状態で保管できるでしょう。
販促用品
販売戦略の一環として、チラシ・ノベルティ・パンフレットなどの販促品を製作する企業も多くみられます。しかし、これらの販促用品を保管する場所がなく、困ってしまうケースも少なくありません。なかには、長期間保管するためのスペースを確保できず、廃棄してしまうケースもあります。このような場合に、トランクルームを借りて販促物を保管しておけば、次に必要な機会があったときに取り出すことができます。一から販促用品を製作する必要がないため、経費削減につなげられるでしょう。また、トランクルームなら管理もしやすく、必要になったとき速やかに探して取り出すことができます。
資材や什器
トランクルームは資材や什器といった大型のオフィス用品の保管場所にも向いています。たとえば、イベント時に使う什器や建築資材など、普段使いしない大きなものを保管するスペースとして重宝するでしょう。トランクルームのなかには、車で横付けできるタイプもあります。このようなタイプを選べば、重い資材や什器なども出し入れが楽になります。
オフィス家具
トランクルームはオフィス家具を保管する場所としてもおすすめです。従業員の入社・退社などの関係で、オフィス家具が増減することもあるでしょう。ただ、大きなデスクやイスなどは、保管場所を確保することがなかなか難しいものです。トランクルームを借りれば、このような大型のオフィス家具も収納しておくことができます。使っていないオフィス家具を事務所からトランクルームに移すことで、作業環境をすっきりと整えられます。オフィスの移転やレイアウト変更などで、一時的にオフィス家具をどこか別の場所に移動させたいというときにも便利です。
企業向けトランクルームの選び方
個人が利用する場合と企業が利用する場合とでは、トランクルーム選びのポイントが異なります。企業がトランクルームを選ぶときはどのようなことに注目すれば良いのか、ポイントを確認していきましょう。
会社や事務所からのアクセスが便利か
企業がトランクルームを探す際に、チェックしておきたいのが「立地」です。事務所とトランクルームまでの距離が離れすぎていると、移動時間がかかり荷物の取り出しに不便さを感じてしまう場合があります。また、業務の関係で突然トランクルームに保管した書類や備品などが必要になる可能性もゼロではありません。このような事態に備えて、事務所から遠く離れた位置にあるトランクルームは選ばないことが無難といえます。ただし、郊外にあるトランクルームは利用料が安かったり、駐車場が併設されていたりすることもあります。アクセスは便利かどうか確認したうえで、料金や設備を加味し、バランスの良いところを選ぶと良いでしょう。
保管する環境が適切か
トランクルームは保管環境もチェックすべきポイントとなります。そもそもトランクルームは密閉性が高く、暑い時期は高温多湿になりやすいとされています。通気性が悪い環境で荷物を保管すると、カビなどが発生するおそれがあるため注意が必要です。トランクルームの保管環境が適切かどうか、事前にしっかりと確認しましょう。
セキュリティ対策は万全か
企業によっては、機密性の高い重要書類や資産ともいえる在庫品などの保管を考えている場合もあるでしょう。このようなものを保管する場合は、セキュリティ対策が万全かどうか、しっかりとチェックしておく必要があります。ホームページや電話で情報を確認したり、実際にトランクルームを見学してチェックしたりすることがおすすめです。強固なセキュリティ対策が行われているトランクルームであれば、安心して荷物を預けられます。ドッとあーるコンテナのトランクルームには、南京錠やシリンダーキーが用意されているため安心です。一部現場には防犯カメラも設置されています。
トランクルームの使用料を経費計上するときの仕訳・勘定項目
トランクルームの使用料を経費計上する場合、記帳の勘定科目は「地代家賃」もしくは「支払い賃借料」とすることが基本です。イベントなどで一時的に利用する場合は、「雑費」として計上することもできます。なお、ほとんどのトランクルームは前払い制を導入しており、決算時には「前払費用」などへ振替処理を行う必要があります。
トランクルームを活用して経費を削減しよう
書類・販促物・在庫などは、事務所内のスペースを圧迫する大きな要因です。トランクルームを使ってこのような書類・備品などを保管することで、オフィスを縮小させ賃料のコストカットを目指せます。「ドッとあーるコンテナ」は防犯対策も万全なため、安心して利用できます。Web契約や長期利用でお得になるキャンペーンもあるため、利用を検討してみてはいかがでしょうか。
