法人や団体でのトランクルーム利用

  • | 2017/07/11
    • トランクルーム活用術

pixta_20903030_L_「トランクルーム」というと、物が多いという方、家の中に収納スペースが少ないという方々が利用する

というイメージ持っている方が多いのではないでしょうか。

 

しかし、実はトランクルームを利用するのは個人だけではありません。

 

会社として法人が利用するケースや、趣味やスポーツなどの活動で団体が利用するケースも少なくありません。

 

 

◆法人が利用する場合ってどんな時?

 

法人として利用する場合には、書類の整理、備品の保管庫として活用するケースが多いです。

 

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◎年数が経過した書類が山積み・・・
 困った時にはトランクルーム

 

仕事をしていく中で、どの会社にもありがちなことが「書類が溜まっていく」ということではないでしょうか。

デジタル化の社会になったものの、業務上紙ベースの書類は避けられませんよね。

業務内容にもよりますが日常的に請求書や納品書、契約書、図面、経理上の文書など、書類は日々増えていく一方です。

 

一般的な企業であれば7年間、個人事業主の場合は5年間といった年数分の重要書類の保存をしなければならないとされています。

税務上の問題もあるので、帳簿類は一定期間、必ず保存をしなければなりません。

 

また、それ以外でも重要度の高い文書などは破棄するべきか、データ化して保存するべきか迷っていながら、

日々の業務に追われて書類だけが山積みとなってしまったりします。

会社を営業している年数が過ぎ去るほど、膨大な書類を保管していくことになります。

 

そこで便利なのがトランクルームです。

新たな書類が増えた時に、過去の書類をトランクルームで管理という方法があります。

会社の収納スペースに入りきらなくなったのなら、一時的に、あるいは継続的に預けてもいいですよね。

 

それにより社内の書類保管スペースに空きがでて、今現在業務を遂行中の書類の整理が迅速に行うことができます。

業務を円滑に進めることもできそうですね。

過去の書類をトランクルームに保管する時には、整理しながら行うことで、後々書類が必要になった場合でも出し入れしやすくなります。

 

 

◎在庫管理の利用が便利

 

法人での利用と言うと思い浮かべるのが「大量の書類」かもしれませんが、在庫管理に利用する方法も結構人気です。

一時的に多く在庫を抱えてしまった・・・という場合には、倉庫に保管しておかなければならない状況に陥ることがありますよね。

しかし、会社の規模によって「社内に倉庫はない」、あるいは倉庫が遠いという状況もあるかもしれません。

特に、都心部の企業では、限られた社内スペースで管理して業務をこなしていれば、

社内に置き場としての空きスペースがない・・・なんてことも珍しくありません。

 

そんな時にはトランクルームを借りて、一時保管することがオススメです。

期間が限られている場合なら、費用が継続的にかかる訳ではないので、経費削減に繋がります。

新たに貸倉庫を借りるよりは経済的と言えるかもしれません。

 

会社の近くに借りれば、在庫管理もしやすいですので、

必要になった時にすぐに行くことが可能なので、業務をスムーズに行えるメリットがあります。

 

 

◎机や椅子、備品の置き場に困っている

 

新しい備品が増えれば過去のものが不必要になることは多いものです。

デスクや椅子、古いパソコンなどその種類は多岐にわたります。

なんとか整理すれば置く事ができるとはいえ、使わないものが溢れている事務所は圧迫感がある・・・なんてことも多いものですよね。

小さな事務所として営業している場合、人員や備品が増えていくごとに社内が狭く感じられることになります。

しかし、新たに社員が入った時には、その机や椅子を使う可能性もあるので、

スペースを作るために「何かを捨てる」という訳にも簡単にはいかないものですよね。

 

そこで「現在は使わないけれど、将来使う可能性がある」という机や椅子、備品などを保管しておくのにトランクルームを使うのも便利です。

使わないもので圧迫感のあるオフィスをスッキリとさせるためトランクルームを利用するという企業も多いようです。

 

 

◎イベントグッズを保管するスペースが足りない

 

さまざまな企業がありますが、定期的にイベント・展示会などを開催しているという会社もありますよね。

チラシやパンフレットといったものだけでなく、看板やテーブル、椅子などを保管には大量に場所をとってしまうものです。

それに、社内で分散して保管しておくと、いざという時に「何かが足りない」などということもあります。

 

そんな場合には、ひとまとめにしてトランクルームで保管しておくと便利。

一か所にまとめて保管しておくことで、イベントや展示会の準備もスムーズとなりそうです。

 

 

 

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◎個人事業の方の商品保管庫としての利用

 

個人事業主として自宅を事務所として業務を行っている場合、商品を保管する場所がないという事態が多く見られます。

無理して自宅に保管場所を作っても、あまりの狭さのために破損をしてしまう危険性もあるでしょう。

 

そこでトランクルームを専用の保管場所として利用するケースもあります。

トランクルームならば、いつでも荷物の出し入れができます。

これによって在庫を多めに抱えることも可能になりますし、商品の発送などもスムーズです。

 

屋外型のトランクルームならば、近くに車を止めての搬入・搬出も可能ですからとても便利です。

 

 

◆団体として活用するのはどんなケース?

 

部活動、サークル活動など趣味やスポーツの活動は、生活の中の楽しみとしてとても大切なものですよね。

学生時代の活動ならば、部室があることが多いですが、社会人でのサークル活動は、

部室など道具をしまう場所がないことも多いのではないでしょうか。

 

その場合、荷物は当番制にして個人宅に預からなければならないことも多いです。

ただ、自宅のスペース上の関係で「預かることができない」という人もいますよね。

そこで生まれてしまうのが不公平感です。

これを無くす方法として、トランクルームをみんなで借りるという方法もあります。

 

サークルの人数が多ければ、費用を折半することでコスト抑えることも可能です。

 

法人や団体で荷物の置き場に困った時は、利用してみてはいかがでしょうか。